Osobista odpowiedzialność zarządów, kierowników i dyrektorów za cyberbezpieczeństwo — co zmienia ustawa wdrażająca NIS2 dla zarządów firm, spółek komunalnych i kierownictwa administracji publicznej?

Krajowy System e-Faktur wchodzi w decydującą fazę wdrożenia i już wkrótce obejmie zdecydowaną większość przedsiębiorców w Polsce. Dla sektora JDG i MŚP oznacza to konieczność dostosowania procesów księgowych i organizacyjnych do nowego modelu fakturowania. Sprawdź, od kiedy KSeF 2.0 stanie się obligatoryjny, jakie narzędzia wybrać i jak krok po kroku przygotować firmę na nadchodzące zmiany!

- KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to ogólnopolska platforma teleinformatyczna Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML – obecnie obowiązuje tzw. struktura logiczna FA(3).
- System ma ograniczyć formalności i ryzyko pomyłek, uprościć i przyspieszyć rozliczenia (w tym szybszy zwrot VAT – w 40 dni zamiast standardowych 60) oraz znieść obowiązek samodzielnej archiwizacji faktur przez przedsiębiorców.
- Nie wszystkie faktury muszą być ustrukturyzowane i trafiać do KSeF – wyjątki określają przepisy wykonawcze, dotyczą głównie rodzajów transakcji oraz uczestniczących w niej podmiotów.

Proces wdrażania KSeF trwa już od stycznia 2022 r., kiedy to uruchomiono pierwszą, dobrowolną wersję systemu. Obowiązek korzystania z rozwiązania został rozłożony w czasie i uzależniony od skali prowadzonej działalności. Od 1 lutego 2026 r. wszystkie podmioty gospodarcze muszą już być gotowe do odbierania faktur w KSeF. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. KSeF 2.0 stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury – z wyjątkiem najmniejszych firm, których łączna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie. Ta grupa zostanie objęta obowiązkiem od początku 2027 r.

Jak obsługiwać Krajowy System e-Faktur? Dedykowane programy i narzędzia Ministerstwa Finansów

Finansowo-księgowy program do KSeF jest w pełni zintegrowany z rządowym systemem. Na rynku znajdziesz rozwiązania dostosowane zarówno do jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i spółek czy biur rachunkowych obsługujących wielu klientów. Oprogramowanie takie jak firmly (projektowany z myślą o JDG) czy fillup (dedykowany profesjonalnym księgowym) umożliwia automatyczne przesyłanie i odbieranie faktur bez konieczności każdorazowego logowania do systemu ministerialnego. A to pozwala ograniczyć ręczne operacje i ryzyko błędów.
Użytkownicy dedykowanych, specjalistycznych rozwiązań mogą liczyć również na dodatkowe, przydatne funkcje. Przykładowo aplikacja mobilna KSeF firmly umożliwia:
prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów lub ewidencji ryczałtowej;
generowanie i wysyłkę JPK_VAT;
szybki dostęp do aktualnych formularzy urzędowych wykorzystywanych w bieżącej działalności.

Ministerstwo Finansów udostępniło również bezpłatne narzędzia umożliwiające realizację obowiązków i obsługę Krajowego Systemu e-Faktur. Są to:
- Aplikacja Podatnika (wersja przeglądarkowa);
- Aplikacja Mobilna;
- usługa e-mikrofirma dostępna w e-Urzędzie Skarbowym.
Narzędzia MF służą do wystawiania, odbierania i korygowania e-faktur, weryfikacji załączników, tworzenia gotowych list nabywców oraz podstawowego zarządzania profilami i uprawnieniami czy powiązanymi rachunkami bankowymi. W porównaniu z komercyjnym oprogramowaniem ich funkcjonalność jest ograniczona do czynności wykonywanych w samym KSeF 2.0.

Według ekspertów wybór sposobu korzystania z KSeF powinien być poprzedzony analizą skali działalności i liczby wystawianych oraz odbieranych faktur. Po podjęciu decyzji przedsiębiorca powinien zrealizować następujące kroki:
1. Uzyskać dostęp do systemu – w przypadku JDG możliwe jest logowanie przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego będzie konieczne m.in. wtedy, gdy podmiot nie posiada pieczęci kwalifikowanej.
2. Przeprowadzić proces uwierzytelniania oraz wygenerować certyfikat umożliwiający bezpieczną komunikację z KSeF.
3. Nadać odpowiednie uprawnienia pracownikom, biuru rachunkowemu lub współpracownikom, którzy będą odpowiedzialni za obsługę systemu.
4. Przetestować procesy fakturowania, w tym zgodność danych na e-fakturze ze schemą KSeF (format XML), poprawność walidacji oraz uzyskanie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).
5. Zaktualizować wewnętrzne procedury obiegu dokumentów i przeprowadzić szkolenia dla pracowników.

Jednoosobowe działalności gospodarcze oraz małe i średnie przedsiębiorstwa powinny na bieżąco monitorować komunikaty dotyczące KSeF 2.0 – podobnie jak duże podmioty. Informacje o ważnych zmianach czy awariach publikowane są bezpośrednio w systemie, w komunikatach Ministerstwa Finansów, a w niektórych przypadkach również w środkach masowego przekazu. Warto korzystać z webinarów, szkoleń i materiałów edukacyjnych dostępnych na oficjalnej stronie ksef.podatki.gov.pl, a także organizowanych przez księgowych i dostawców oprogramowania. Producenci systemów finansowo-księgowych mają obowiązek zapewniać zgodność swoich rozwiązań z aktualną wersją KSeF – zmiany są zapowiadane z wyprzedzeniem i poprzedzone testami.
Wprowadzenie KSeF budzi wiele pytań – zarówno technicznych, jak i praktycznych. Ministerstwo Finansów systematycznie rozbudowuje sekcję FAQ, porządkując odpowiedzi według zagadnień oraz specyfiki prowadzonej działalności. Dostępna jest także wyszukiwarka ułatwiająca znalezienie konkretnych informacji. Przedsiębiorcy mogą również skorzystać z infolinii Krajowej Administracji Skarbowej, czatu online oraz formularza kontaktowego e-mail.